Deze Gebruiksvoorwaarden regelen het gebruik van EasyHours, inclusief accounts, abonnementen, toegestaan gebruik, ondersteuning en aansprakelijkheid.
EasyHours wordt beheerd door Martin Nielsen, Europaallee 45, 8004 Zürich, Zwitserland ("EasyHours", "wij", "ons" of "onze").
Door EasyHours te openen of te gebruiken, gaat u akkoord met deze Voorwaarden.
1. Op wie deze Voorwaarden van toepassing zijn
EasyHours is een zakelijke dienst bedoeld voor ondernemingen, werkgevers en andere organisaties, samen met hun gemachtigde gebruikers.
Als u zich namens een onderneming of andere organisatie aanmeldt voor EasyHours, EasyHours aankoopt, beheert of gebruikt, verklaart u dat u bevoegd bent om die organisatie aan deze Voorwaarden te binden. In dat geval betekent "Klant" die organisatie.
Als u werknemer, aannemer of andere gemachtigde gebruiker van een Klant bent, zijn deze Voorwaarden van toepassing op uw gebruik van de Dienst voor zover relevant, maar blijft de Klant primair verantwoordelijk voor het account.
2. De Dienst
EasyHours is een softwaredienst voor personeelsbeheer en tijdregistratie. Afhankelijk van het plan en de configuratie kunnen functies onder meer omvatten:
- account- en ondernemingsbeheer;
- beheer van werknemers en leden;
- workflows voor inklokken en uitklokken;
- aanwezigheidsflows voor kiosken en gedeelde apparaten;
- pauzes, manuele invoer en timesheets;
- goedkeuringen, rapportage en analyses;
- uurroosters en bijbehorende workflows;
- locatie- en geofencegebaseerde functies;
- meldingen en herinneringen; en
- abonnements- en facturatiebeheer.
Wij kunnen functies van tijd tot tijd verbeteren, wijzigen, toevoegen of verwijderen.
3. Accounts, toegang en gemachtigde gebruikers
De Klant is verantwoordelijk voor:
- het juist en actueel houden van accountinformatie;
- het controleren wie wordt uitgenodigd om de Dienst te gebruiken;
- het toewijzen en beheren van gebruikersrollen en rechten;
- het handhaven van de beveiliging van apparaten, kioskhardware en accounttoegang;
- het waarborgen dat kioskgebruik met gedeelde apparaten passend wordt begeleid; en
- elk gebruik van de Dienst onder zijn account, behalve voor zover veroorzaakt door onze schending van deze Voorwaarden.
Gebruikers moeten inloggegevens, apparaattoegang en verificatiecodes veilig houden en mogen deze niet delen, behalve voor zover uitdrukkelijk toegestaan voor goedgekeurde workflows met gedeelde apparaten of kiosken.
Wij kunnen toegang opschorten of beperken als wij redelijkerwijs menen dat een account, apparaat of sessie onrechtmatig, onveilig of in strijd met deze Voorwaarden wordt gebruikt.
4. Klantgegevens
In de verhouding tussen de partijen behoudt de Klant zijn rechten op de gegevens, inhoud, bestanden, registraties en andere materialen die door of namens de Klant aan de Dienst worden verstrekt of via de Dienst worden gegenereerd ("Klantgegevens").
De Klant verleent EasyHours een beperkt, niet-exclusief recht om Klantgegevens te hosten, kopiëren, verwerken, verzenden, opslaan, back-uppen en weer te geven, uitsluitend voor zover redelijkerwijs nodig om de Dienst te leveren, beveiligen, ondersteunen, onderhouden en verbeteren en om aan wetgeving te voldoen.
De Klant is verantwoordelijk voor:
- de rechtmatigheid, juistheid en inhoud van Klantgegevens;
- het verkrijgen van alle toestemmingen, kennisgevingen of instemmingen die vereist zijn voor zijn gebruik van de Dienst;
- zijn beslissingen over werknemersmonitoring, aanwezigheidsworkflows, uurroosters en loonadministratiegerelateerd gebruik; en
- het waarborgen dat zijn gebruik van de Dienst voldoet aan toepasselijke arbeids-, loonadministratie-, belasting-, werkplek- en privacywetgeving.
5. Privacy en gegevensverwerking
Onze Privacyverklaring legt uit hoe EasyHours persoonsgegevens behandelt.
In het algemeen treedt EasyHours op als:
- verwerkingsverantwoordelijke voor eigen gegevens over accountbeheer, beveiliging, facturatie, ondersteuning en bedrijfsactiviteiten; en
- verwerker voor personeels- en tijdregistratiegegevens die namens een Klant worden verwerkt.
Als de Klant EasyHours gebruikt om persoonsgegevens over werknemers, aannemers of ander personeel te verwerken, is de Klant verantwoordelijk voor het verstrekken van alle kennisgevingen en het vaststellen van elke rechtmatige grondslag die voor die verwerking vereist is.
6. Locatiefuncties en kioskgebruik
EasyHours kan optionele locatie-, geofence- en kioskfuncties aanbieden.
Als de Klant die functies inschakelt, is de Klant als enige verantwoordelijk voor het rechtmatig en passend gebruik ervan, onder meer met betrekking tot:
- kennisgevingen aan werknemers of arbeidskrachten;
- apparaatrechten;
- werkplekbeleid;
- vereisten van lokale arbeids- en privacywetgeving; en
- de fysieke en operationele beveiliging van gedeelde apparaten en kioskomgevingen.
EasyHours is niet verantwoordelijk voor de manier waarop een Klant ervoor kiest deze functies te configureren of erop te vertrouwen voor interne beslissingen over aanwezigheid, loonadministratie, disciplinaire maatregelen of naleving.
7. Aanvaardbaar gebruik
U mag niet, en mag anderen niet toestaan om:
- de Dienst te gebruiken in strijd met wetgeving of rechten van derden;
- onrechtmatige, inbreukmakende, lasterlijke of kwaadaardige inhoud te uploaden;
- locatie- of monitoringfuncties te misbruiken;
- te proberen ongeoorloofde toegang tot de Dienst of gerelateerde systemen te verkrijgen;
- de integriteit, beveiliging of prestaties van de Dienst te verstoren;
- de Dienst te reverse-engineeren, kopiëren, doorverkopen of exploiteren, behalve voor zover toegestaan door de wet of met onze schriftelijke toestemming;
- abonnements-, facturatie-, account- of gebruikslimieten te omzeilen; of
- de Dienst te gebruiken om een concurrerende dienst te ontwikkelen of te benchmarken op een wijze die oneerlijk of misbruikmakend is.
8. Abonnementen, proefperiodes, facturatie en terugbetalingen
a. Betaalde plannen
EasyHours kan maandelijkse, jaarlijkse en tweejaarlijkse abonnementen aanbieden.
b. Gratis proefperiodes
Tenzij bij aanmelding of checkout anders vermeld:
- kunnen maandabonnementen een gratis proefperiode van 14 dagen omvatten; en
- kunnen jaar- of tweejaarlijkse abonnementen een gratis proefperiode van 30 dagen omvatten.
Als de Klant niet opzegt voor het einde van de toepasselijke proefperiode, zijn de gevolgen van toepassing die zijn beschreven bij aanmelding, checkout, in een bestelproces of in de geselecteerde facturatieregeling.
c. Omzetting van proefperiode
Als de Klant bij aanmelding, checkout of via een bestelproces een betaald plan selecteert samen met facturering per factuur, kaartbetaling, domiciliëring of een andere uitgestelde of vooraf geautoriseerde facturatieregeling, wordt het abonnement automatisch omgezet in het geselecteerde betaalde plan wanneer de proefperiode afloopt, tenzij het voor het einde van de proefperiode wordt opgezegd.
Wanneer een proefperiode wordt omgezet in een betaald abonnement, begint de eerste betaalde abonnementsperiode onmiddellijk aan het einde van de proefperiode, en worden de toepasselijke vergoedingen, belastingen en andere bedragen voor die betaalde periode verschuldigd en betaalbaar.
d. Verlengingen
Tenzij opgezegd voor het einde van de lopende abonnementsperiode, worden betaalde abonnementen automatisch verlengd voor dezelfde facturatiecyclus.
e. Betaling
Vergoedingen worden vooraf gefactureerd via de betaalmethode of facturatieregeling die door de Klant is verstrekt. De Klant machtigt EasyHours en zijn betalingsproviders om de toepasselijke vergoedingen, belastingen en andere verschuldigde bedragen aan te rekenen.
Als de Klant facturering per factuur of een andere uitgestelde facturatieregeling heeft geselecteerd, kan EasyHours aan het begin van de betaalde periode een factuur uitreiken voor de toepasselijke vergoedingen. Tenzij bij checkout, in een bestelproces of op de factuur uitdrukkelijk een andere betalingstermijn is vermeld, zijn gefactureerde bedragen verschuldigd binnen 14 dagen na de factuurdatum.
f. Belastingen
Vergoedingen zijn exclusief belastingen, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De Klant is verantwoordelijk voor toepasselijke belastingen, heffingen of vergelijkbare lasten, met uitzondering van belastingen gebaseerd op ons netto-inkomen.
g. Geen terugbetalingen
Betalingen worden niet terugbetaald, behalve waar dwingend recht dit vereist.
h. Niet-betaling
Achterstallige bedragen blijven verschuldigd, ook als de Klant stopt met het gebruik van de Dienst nadat een betaalde periode is begonnen.
Wij kunnen toegang tot de Dienst opschorten of beperken voor achterstallige bedragen. Waar toegestaan door toepasselijk recht, kunnen wij ook redelijke invorderingskosten en rente over achterstallige bedragen aanrekenen.
9. Diensten van derden
EasyHours kan voor delen van de Dienst vertrouwen op externe providers, waaronder betalingsverwerking, e-mailbezorging, cloudhosting, opslag, kaarten, geocodering en meldingen.
Wij zijn niet verantwoordelijk voor de diensten van derden zelf, maar wij zijn wel verantwoordelijk voor onze eigen verplichtingen onder deze Voorwaarden.
10. Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen
Wij streven ernaar een betrouwbare dienst te leveren, maar wij beloven niet dat de Dienst ononderbroken, foutloos of te allen tijde beschikbaar zal zijn.
Wij kunnen onderhoud, updates, reparaties of wijzigingen uitvoeren die de beschikbaarheid tijdelijk beïnvloeden.
Wij kunnen ook functies wijzigen of stopzetten waar dit redelijkerwijs nodig is om juridische, beveiligings-, technische of zakelijke redenen.
11. Geen loonadministratief, juridisch of arbeidsrechtelijk advies
EasyHours is een softwaretool. De dienst verstrekt geen juridisch, loonadministratief, fiscaal, HR- of arbeidsrechtelijk advies.
Klanten zijn verantwoordelijk voor het beoordelen van tijdregistraties, goedkeuringen, uurroosters, locatie-instellingen, overurenberekeningen, exports en rapporten voordat zij daarop vertrouwen voor loonadministratie, naleving, disciplinaire of juridische doeleinden.
12. Intellectuele eigendom
EasyHours en de bijbehorende software, vormgeving, branding, documentatie en inhoud, met uitzondering van Klantgegevens, zijn eigendom van EasyHours of zijn licentiegevers en worden beschermd door intellectuele-eigendomsrechten.
Deze Voorwaarden geven de Klant en gemachtigde gebruikers een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om de Dienst gedurende de abonnementsperiode en in overeenstemming met deze Voorwaarden te gebruiken.
Als u feedback, suggesties of ideeën over EasyHours verstrekt, mogen wij deze zonder beperking of vergoeding gebruiken.
13. Opschorting en beëindiging
De Klant kan het gebruik van de Dienst op elk moment stopzetten en kan zijn abonnement opzeggen via de Dienst of via een beschikbare facturatie-workflow.
Tenzij anders vermeld in de toepasselijke facturatie-workflow, wordt opzegging van kracht aan het einde van de lopende proefperiode of betaalde abonnementsperiode. Opzegging heeft geen invloed op reeds betaalde vergoedingen, reeds verschuldigde vergoedingen of facturen die al zijn uitgereikt of geldig kunnen worden uitgereikt voor een betaalde abonnementsperiode die al is begonnen.
Wij kunnen de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk onmiddellijk of na kennisgeving opschorten of beëindigen indien:
- vergoedingen onbetaald blijven;
- de Klant of een gebruiker deze Voorwaarden wezenlijk schendt;
- het gebruik van de Dienst een beveiligings-, juridisch of operationeel risico veroorzaakt; of
- wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Bij beëindiging:
- eindigen de rechten om de Dienst te gebruiken;
- kan toegang tot Klantgegevens worden beperkt of verwijderd; en
- kunnen wij Klantgegevens na een redelijke periode verwijderen, onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen, back-upcycli en onze bewaartermijnpraktijken.
Klanten moeten alle gegevens die zij willen behouden exporteren voor opzegging of kort na beëindiging.
14. Disclaimers
Voor zover maximaal toegestaan door de wet wordt de Dienst geleverd "as is" en "as available".
Wij wijzen alle impliciete garanties af, waaronder impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel en niet-inbreuk, behalve voor zover dergelijke afwijzingen niet wettelijk zijn toegestaan.
15. Beperking van aansprakelijkheid
Voor zover maximaal toegestaan door de wet:
- is EasyHours niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere, gevolg-, voorbeeld- of punitieve schade, of voor verlies van winst, omzet, goodwill, gegevens of zakelijke kansen; en
- zal de totale aansprakelijkheid van EasyHours die voortvloeit uit of verband houdt met de Dienst of deze Voorwaarden niet hoger zijn dan de totale vergoedingen die de Klant aan EasyHours heeft betaald voor de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de claim.
Niets in deze Voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit of beperkt deze voor zover een dergelijke uitsluiting of beperking door dwingend recht verboden is, waaronder aansprakelijkheid voor opzettelijk wangedrag of grove nalatigheid waar van toepassing.
16. Wijzigingen in de Dienst of deze Voorwaarden
Wij kunnen deze Voorwaarden van tijd tot tijd bijwerken.
Als wij een materiële wijziging aanbrengen, kunnen wij Klanten hiervan op de hoogte stellen via de Dienst, per e-mail of via een andere redelijke methode. De bijgewerkte Voorwaarden worden van kracht wanneer zij worden geplaatst of op de vermelde ingangsdatum.
Door de Dienst na de ingangsdatum te blijven gebruiken, gaat u akkoord met de bijgewerkte Voorwaarden, voor zover toegestaan door de wet.
17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze Voorwaarden worden beheerst door het recht van Zwitserland, met uitsluiting van conflictenrechtelijke regels.
De rechtbanken van Zürich, Zwitserland, hebben exclusieve bevoegdheid over geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden of de Dienst, tenzij dwingend recht anders vereist.
18. Contact
Martin Nielsen
Europaallee 45
8004 Zürich
Zwitserland
E-mail: