Dagelijks bijhouden vanuit de telefoon
Medewerkers vullen hun uurstaat in op iOS of Android tijdens de werkweek. Korte invoer per dag, niet een eindeloos formulier op vrijdagmiddag.
Uurstaten
Online uurstaten invullen, indienen en goedkeuren
Een uurstaat is het overzicht van gewerkte uren van een medewerker over een week, maand of project. EasyHours vervangt de Excel-uurstaat en het papieren formulier door een online workflow: medewerkers vullen hun uren in op de telefoon of het web, managers keuren goed in een paar klikken, en de export naar het sociaal secretariaat is één bestand.
- Indienen, goedkeuren en correcties met audit trail
- Uitsplitsing per project, klant of taak voor facturatie
- Export naar het sociaal secretariaat of accountant met één klik
- 14 dagen volledige toegang, geen creditcard
Prikklok
EasyHours
Daan
Klaar om te starten?
Ingeklokt om --:--
Herengracht 124, Amsterdam
Klok
Uren
Rooster
Meer
Wat is een uurstaat?
Een uurstaat is het bewijsstuk dat hoort bij gewerkte tijd
Een uurstaat (ook wel urenstaat, prestatieblad of timesheet) is het overzicht van de uren die een medewerker in een bepaalde periode heeft gewerkt. Op de uurstaat staan begin- en eindtijden per dag, pauzes, totaalaantal uren, eventueel overuren en, als het van toepassing is, het project, de klant, de taak of de locatie waaraan de uren zijn besteed.
De uurstaat heeft drie doelen: medewerker en werkgever zijn het eens over wat er gewerkt is, het sociaal secretariaat heeft een betrouwbare basis voor het salaris, en de organisatie heeft een controleerbaar spoor voor accountants, opdrachtgevers, projecten of toezichthouders. Een goede uurstaat is geen formulier dat aan het einde van de maand uit het geheugen wordt ingevuld - het is een registratie die ontstaat op het moment dat het werk gebeurt.
- Per medewerker, met begin, einde, pauzes en totaaluren per dag
- Per week, maand of loonperiode, afhankelijk van het roostersysteem
- Eventueel uitgesplitst naar project, klant, taak of locatie
- Voorzien van een indienings- en goedkeuringsmoment
- Bewaard met een controleerbare geschiedenis van wijzigingen
De uurstaat-route
Vier stappen die elke uurstaat doorloopt
De waarde van een online uurstaat zit in de overdracht: van de medewerker die invult, naar de manager die goedkeurt, naar de administratie die ermee verder werkt. EasyHours maakt elke stap expliciet, zodat niemand de uurstaat uit het oog verliest.
Invullen tijdens de werkweek, niet aan het einde
Medewerkers houden hun uurstaat dagelijks bij vanuit de app of het web - met begin, einde, pauzes en eventueel project, klant of taak per dag. De uurstaat groeit terwijl het werk gebeurt; vrijdagmiddag of einde maand is er niets meer te reconstrueren.
Indienen met één knop aan het einde van de periode
Wanneer de week, maand of loonperiode sluit, dient de medewerker de uurstaat in met één knop in de app. Geen losse e-mail, geen geprint formulier en geen Excel-bestand in een gedeelde map - de uurstaat krijgt een ingangstijdstip en gaat naar de manager.
Goedkeuren met afwijkingen vooraf uitgelicht
De manager ziet alle ingediende uurstaten op één plek, met ontbrekende uitklokmomenten, overuren en handmatige correcties al uitgelicht. Goedkeuren is één klik per medewerker; correcties krijgen commentaar en hergoedkeuring, en blijven herleidbaar in de geschiedenis.
Exporteren naar loon, facturatie en projectrapportage
Zodra de uurstaat goedgekeurd is, staat de export klaar - als Excel of CSV, gesplitst per medewerker, periode, project of klant. Dezelfde goedgekeurde gegevens worden gebruikt voor loonverwerking, klantfacturen en interne projectcontrole.
De uurstaat in drie toestanden
Concept, ingediend en goedgekeurd - dezelfde uurstaat, drie momenten
Een online uurstaat is geen vast document; het is een verzameling regels die door drie toestanden gaat: conceptversie tijdens de week, ingediende versie na de inlevering, goedgekeurde versie als bron voor loon en facturatie. EasyHours maakt elke toestand expliciet, zodat niemand op een verouderde of niet-getekende versie verder werkt.
Ingeklokt
03:42:18
Gestart 08:15 · vandaag
Project
Renovatie · begane grond
Bouwplaats Amsterdam-Noord
Vandaag
3u 42m
Deze week
28u 10m
Alle registraties gesynchroniseerd
Klok
Uren
Rooster
Meer
Conceptversie tijdens de werkweek
De medewerker ziet de eigen uurstaat in real time groeien tijdens de week. Correcties op de eigen registratie kunnen direct, zonder de manager te bellen. Aan het einde van de periode toont een duidelijke samenvatting wat er wordt ingediend.
Ingediende versie wachtend op goedkeuring
Zodra de medewerker de uurstaat indient, wisselt de status naar 'wacht op goedkeuring'. De manager ziet de ingediende uurstaten op één plek, met afwijkingen vooraf uitgelicht. Goedkeuren of een correctie aanvragen gebeurt in een paar klikken.
app.easyhours.eu
Goedkeuringen
WekelijksTweewekelijks
Week 12 · 16-22 mrt8open
3met afwijkingen
41,2ugem. / week
MedewerkerUrenAfwijkingen
Sophie Jansen
Ploegleider
Overwerk di
Milan Bakker
Elektricien
Geen problemen
Eva Visser
Monteur
Wo ontbreekt
Daan de Vries
Uitvoerder
Geen problemen
Bram Smit
Monteur
Boven 45u-grens
Laatste bulkgoedkeuring · 5 urenstaten door manager · ma 10:12
3 geselecteerd
app.easyhours.eu
Salarisrapport
16-22 mrtUitsplitsing
Eigen kolommen5MedewerkerProjectLocatie
Totaal uren
209u 30m
Regulier
195u 00m
Overwerk
14u 30m
Brutoloon
€ 4.684,50
NaamUrenOWTariefBruto
Sophie Jansen
Ploegleider
Milan Bakker
Elektricien
Eva Visser
Monteur
Daan de Vries
Uitvoerder
Bram Smit
Monteur
Totaal209:3014:30€ 4.684,50
Gepland · elke maandag 06:00 naar salaris@voorbeeldbouw.nl · volgende run 23 mrt
onGoedgekeurde, vergrendelde versie voor loon en facturatie
Een goedgekeurde uurstaat is vergrendeld en bruikbaar als bron voor loonverwerking, klantfacturen en projectrapportage. Wat er op de export staat, is wat de manager heeft afgetekend - en alle eerdere wijzigingen blijven herleidbaar in de geschiedenis.
Wat de online uurstaat doet
Alles wat een uurstaten-workflow nodig heeft, niets meer
EasyHours richt zich op het document en de overdracht: invullen, uitsplitsen, indienen, goedkeuren, vergrendelen, exporteren. Geen plannings- of HR-modules die de uurstaat alleen maar groter en kwetsbaarder maken.
Uitsplitsing per project, klant of taak
Wanneer dat past bij het werk, kunnen uren worden toegerekend aan een project, een klant, een taak of een werklocatie. Bruikbaar voor facturatie aan opdrachtgevers, voor projectcontrole en voor interne kostentoerekening.
Indienen met één knop, niet via e-mail
Aan het einde van de periode dient de medewerker de uurstaat in vanuit de app. Geen losse e-mails, geen prints, geen Excel-bestanden in een gedeelde map - een ingangstijdstip en de uurstaat staat klaar voor goedkeuring.
Goedkeuringsflow met afwijkingen vooraf uitgelicht
Ontbrekende uitklokmomenten, overuren, correcties en uren die niet aan een project zijn toegerekend, worden voor de manager apart getoond. Goedkeuren met één klik per medewerker; correcties krijgen commentaar en hergoedkeuring.
Vergrendelde versies na goedkeuring
Een goedgekeurde uurstaat is vergrendeld. Wijzigingen daarna moeten opnieuw worden goedgekeurd - wat op de export staat is wat de manager heeft afgetekend, niet een latere stille aanpassing.
Audit trail per wijziging
Elke aanpassing - door medewerker of manager - krijgt een tijdstempel en laat zien wie wat heeft gewijzigd. Bruikbaar voor accountantscontrole, loonvragen, bewaartermijn-eisen en interne audits.
Pauzes, overuren en correcties zichtbaar op de uurstaat
Geen aparte tabbladen voor pauze-administratie of een ander systeem voor overuren. De uurstaat toont per dag wat er gewerkt is, wat er aan pauzes is afgetrokken en wat als overuren is geboekt.
Exports per medewerker, periode, project of klant
Excel- of CSV-export samengevat in de vorm die het sociaal secretariaat, de accountant of de facturatie nodig heeft. Geen handmatige opmaak per periode.
Herinneringen rond de inleverdeadline
Push-meldingen voordat de periode sluit, zodat uurstaten op tijd worden ingediend zonder dat de administratie achter mensen aan moet bellen.
Voor wie
Voor Belgische organisaties die een echte uurstaten-workflow nodig hebben
- Projectorganisaties die uren per opdracht en klant moeten verantwoorden
- Consultancybureaus en agencies die per uur factureren aan opdrachtgevers
- Kmo's die maandelijks uurstaten aan hun sociaal secretariaat bezorgen
- Bouw, installatie en techniek met uren per werf voor facturatie of nacalculatie
- Interimkantoren en detacheerders die per medewerker een uurstaat aanleveren
- Boekhouders en accountants die de uurstaat gebruiken voor loon, btw en projectcontrole
Uurstaat in Excel of online?
Een uurstaat in Excel versus online uurstaten
Een Excel-uurstaat blijft handig voor een eenpitter of een heel klein team dat nauwelijks goedkeuring nodig heeft. Zodra meerdere medewerkers, projecten of correcties meespelen, wordt een online workflow betrouwbaarder.
| Wat belangrijk is | Excel-uurstaat per medewerker | EasyHours online uurstaat |
|---|---|---|
| Invullen | Op het bureau achteraf, vaak uit het hoofd | Op de telefoon of het web, dagelijks tijdens de werkweek |
| Per project of klant | Handmatig, met losse tabbladen of kolommen | Vaste velden voor project, klant, taak of locatie |
| Indienen | Per e-mail, in een gedeelde map of bij de printer | Eén knop in de app, met een ingangstijdstip |
| Goedkeuren | Handtekening op papier of bevestiging per e-mail | Goedkeuren met één klik, afwijkingen uitgelicht |
| Correcties | Doorhalen, opnieuw versturen, hopen dat de juiste versie wordt gebruikt | Correctie met commentaar en hergoedkeuring, alles in de geschiedenis |
| Vergrendelde versie | Bestaat niet - elke versie is overschrijfbaar | Goedgekeurde uurstaten zijn vergrendeld; wijzigingen vereisen hergoedkeuring |
| Loonexport | Handmatig kopiëren of opmaken per periode | Excel- of CSV-export samengevat per medewerker en periode |
| Facturatie aan klanten | Apart bestand met projecturen | Rapport per klant of project uit dezelfde registratie |
| Bewaartermijn en historie | Mappenstructuur op een netwerkschijf | Centraal, doorzoekbaar en met audit trail |
| Geschikt voor | Eenpitter of heel klein team zonder goedkeuring | Teams met meerdere medewerkers, projecten of klanten |
Prijs
Eén abonnement, uurstaten van invullen tot loonexport
Prijs per medewerker met invullen, indienen, goedkeuren, audit trail en exports inbegrepen. 14 dagen volledige toegang om een echte uurstaat-periode mee te draaien.
EasyHours
Voor teams en buitendienst van elke omvang
€ 7,50
per gebruiker per maand
Maandelijks gefactureerd · excl. btw
- Alle functies, geen extra modules
- Geen opstartkosten of verborgen kosten
- Geen looptijd, altijd opzegbaar
- Support in het Nederlands
Simpel rekensommetje
EasyHours verdient zichzelf terug
Tijd die niet wordt geregistreerd, kun je niet factureren. Vul de cijfers van je team in en zie wat je elke maand terugwint.
Je team
Niet-geregistreerde tijd per persoonper dag
Denk aan te laat inklokken, een klusje dat nergens wordt genoteerd of de rit tussen twee locaties.
per uur
Je maand met EasyHours
- Teruggewonnen factureerbare tijd50 uur × € 60
- € +3.000
- EasyHours voor je team
- € -75
- Je nettowinstper maand
- € 2.925
Elke maand op de eerste werkdag terugverdiend
Verder lezen
Verwante pagina's
De uurstaat is het overzicht; tijdsregistratie is de activiteit die de uurstaat vult. Hier lees je verder over beide.
Tijdsregistratie
De activiteit die de uurstaat vult: hoe medewerkers en managers samen tot betrouwbare uren komen.
Digitale prikklok
Voor teams die vooral inklokken en aanwezigheid willen registreren in plaats van uren per project.
Verplichte tijdsregistratie
Wat Belgische werkgevers moeten regelen rond werktijden, rusttijden en de bewaartermijn van uurstaten.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over uurstaten
Korte antwoorden op vragen die Belgische bedrijven stellen voordat ze hun uurstaten online gaan bijhouden.
Wat is een uurstaat?+
Een uurstaat is het overzicht van de uren die een medewerker in een bepaalde periode heeft gewerkt: begin- en eindtijden per dag, pauzes, totaaluren, eventueel overuren en, als het van toepassing is, project, klant, taak of locatie. De uurstaat wordt gebruikt voor het sociaal secretariaat, facturatie en interne verantwoording.
Wat moet er op een uurstaat staan?+
De basis: naam van de medewerker, periode, datum, begintijd, eindtijd, pauzes en totaaluren per dag. Vaak ook overuren, afwezigheid en, voor wie per project of klant werkt, een verdeling per project, taak of locatie. Voor goedkeuring zijn een indieningsmoment en een goedkeuringsmoment belangrijk.
Wat is het verschil tussen een uurstaat en tijdsregistratie?+
Tijdsregistratie is de activiteit waarbij medewerkers hun werktijd vastleggen. De uurstaat is het overzicht dat daaruit ontstaat - per medewerker, per periode. Goede tijdsregistratie vult de uurstaat automatisch, zodat er niets achteraf hoeft te worden ingevuld.
Kan ik een uurstaat in Excel bijhouden?+
Voor een eenpitter of heel klein team kan een Excel-uurstaat tijdelijk werken. Zodra meerdere medewerkers, projecten, correcties, goedkeuringen en bewaartermijnen meespelen, wordt een online workflow betrouwbaarder dan losse spreadsheets. EasyHours biedt gratis Excel-templates en een online product, zodat je naar de juiste vorm kunt groeien.
Hoe lang moet een uurstaat bewaard blijven?+
Dat hangt af van waarvoor de gegevens dienen: als bewijs van gewerkte uren, als basis voor de loonberekening of voor fiscale en sociale controles. Belgische werkgevers bewaren sociale documenten doorgaans meerdere jaren. Vraag je sociaal secretariaat of adviseur welke termijn voor jouw organisatie en paritair comité geldt.
Hoe werkt uurstaat goedkeuren in EasyHours?+
Medewerkers dienen hun uurstaat in vanuit de app of het web. De manager ziet alle ingediende uurstaten op één plek, met ontbrekende uitklokmomenten, overuren en correcties uitgelicht. Goedkeuren gebeurt met één klik per medewerker; correcties krijgen een commentaar en hergoedkeuring. Elke wijziging blijft herleidbaar in de geschiedenis.
Kan een uurstaat per project of klant worden bijgehouden?+
Ja. Bij het inklokken kan de medewerker kiezen voor een project, klant, taak of werklocatie. De uurstaat toont vervolgens de uitsplitsing en de export kan worden gegroepeerd per project of klant - bruikbaar voor facturatie, projectrapportage en interne controle.
Wat gebeurt er met een goedgekeurde uurstaat als er een correctie nodig is?+
Een goedgekeurde uurstaat is vergrendeld. Komt er na goedkeuring een correctie naar boven - bijvoorbeeld een vergeten pauze of een verkeerd geboekt project - dan wordt die als nieuwe wijziging ingediend, opnieuw goedgekeurd en in de geschiedenis vastgelegd. Wat er op de export staat is altijd wat de manager voor het laatst heeft afgetekend.
Is een online uurstaat AVG-proof?+
EasyHours hanteert dataminimalisatie, een Europees hostingmodel en transparantie naar de medewerker over wat er wordt vastgelegd. Optionele functies zoals GPS bij het inklokken staan standaard uit. Welke specifieke AVG-vereisten voor jouw verwerking gelden, hangt af van je organisatie en sector - vraag advies aan je eigen privacy- of arbeidsjurist.
EasyHours proberen
Geef je uurstaten een echte goedkeuringsflow
Draai een volledige uurstaat-periode mee: medewerkers vullen in tijdens de week, dienen in aan het einde, jij keurt goed en de export gaat naar loon en facturatie. Daarna beslis je of EasyHours past.
Vanaf € 6 per gebruiker / maand · 14 dagen gratis · zonder creditcard