Privacyverklaring

EasyHours wordt beheerd door Martin Nielsen, Europaallee 45, 8004 Zürich, Zwitserland ("EasyHours", "wij", "ons" of "onze").

U kunt ons contacteren via E-mailadres tonen voor privacyvragen, ondersteuningsvragen of verzoeken in verband met uw gegevensrechten.

Deze Privacyverklaring legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, bekendmaken en beschermen in verband met EasyHours.

1. Toepassingsgebied

EasyHours is een zakelijke dienst voor tijdregistratie en personeelsbeheer. De dienst is bedoeld voor ondernemingen en hun gemachtigde gebruikers, zoals eigenaars, beheerders, managers, werknemers en kioskgebruikers.

Wanneer een onderneming of werkgever EasyHours gebruikt om personeelsgegevens, tijdregistraties, uurroosters, goedkeuringen of locatiegebaseerde aanwezigheidsfuncties te beheren, is die onderneming meestal de partij die beslist waarom en hoe die personeelsgegevens worden gebruikt. In die gevallen verwerkt EasyHours die gegevens doorgaans namens de klant.

EasyHours verwerkt ook bepaalde gegevens voor eigen doeleinden, waaronder accountbeheer, authenticatie, beveiliging, facturatie, ondersteuning, fraudepreventie en servicecommunicatie.

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Afhankelijk van hoe de Dienst wordt gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

a. Account- en profielgegevens

Dit kan naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal, land, profielfoto en gegevens over het instellen van het account omvatten.

b. Authenticatie- en beveiligingsgegevens

Dit kan eenmalige toegangscodes, verificatiestatus, sessiegegevens, refresh-sessiegegevens, installatie-identificatoren, IP-adres, user agent, apparaatmetadata, appversie en gegevens voor beveiliging of misbruikpreventie omvatten.

c. Ondernemings- en organisatiegegevens

Dit kan ondernemingsnaam, ondernemingslogo, land van de onderneming, ondernemingsinstellingen, roltoewijzingen, gegevens van de eigenaar, toegangscodes of toegangssleutels en abonnementsstatus omvatten.

d. Personeels- en arbeidsgerelateerde gegevens

Dit kan werknemersidentificatoren, afdeling, begin- of einddata, rolgegevens, instellingen voor werktijden, instellingen met betrekking tot overuren en andere door de klant ingevoerde gegevens voor personeelsadministratie omvatten.

e. Tijdregistratie- en aanwezigheidsgegevens

Dit kan inklok- en uitklokregistraties, pauzeregistraties, manuele invoer, notities, status van timesheets, goedkeuringsgeschiedenis, tijdstempels, tijdzone-informatie, project- of taakverwijzingen en bijbehorende auditgeschiedenis omvatten.

f. Locatiegegevens

Als locatiegebaseerde functies zijn ingeschakeld, kunnen wij in- en uitcheckcoördinaten, locatiegerelateerde adressen, ondernemingslocatieregistraties, geofence-instellingen, bijbehorende locatiecontext en geocoderingsgegevens verwerken die worden gebruikt om coördinaten of adressen om te zetten in bruikbare kaart- of locatiegegevens.

g. Bestanden en media

Dit kan avatars, ondernemingslogo's, bijlagen bij tijdregistraties, bestandsnamen, bestandsgroottes, opslagsleutels en bijbehorende metadata voor objectopslag omvatten.

h. Facturatie- en transactiegegevens

Dit kan facturatiecontactgegevens, plan- en abonnementsgegevens, aantallen gebruikerslicenties, betalingsgerelateerde metadata, factuurinformatie en belastinggerelateerde informatie omvatten. Betaalkaartgegevens worden meestal verwerkt door onze betalingsprovider in plaats van door ons opgeslagen.

i. Meldings- en apparaatgegevens

Dit kan pushtokens, herinneringsvoorkeuren, gegevens van de meldingeninbox, bezorgstatus, e-mailvoorkeursgegevens, beheerderswaarschuwingen en afleveringsidentificatoren van mobiele platforms omvatten die worden gebruikt voor Apple- of Android-pushmeldingen.

j. Ondersteunings- en communicatiegegevens

Dit kan berichten die u ons stuurt, ondersteuningsvragen en andere communicatie met betrekking tot de Dienst omvatten.

3. Bronnen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van u;
• van de klantorganisatie die uw toegang tot EasyHours heeft aangemaakt of beheert;
• van andere gemachtigde gebruikers binnen hetzelfde klantaccount;
• van uw browser, apparaat of besturingssysteem;
• van betalings-, e-mail-, kaart-, opslag-, hosting- en meldingsproviders; en
• uit beveiligings- en fraudepreventiecontroles die in verband met de Dienst worden uitgevoerd.

4. Hoe wij persoonsgegevens gebruiken

Wij gebruiken persoonsgegevens om:

• de Dienst te leveren, te exploiteren, te onderhouden en te beveiligen;
• accounts en ondernemingswerkruimten aan te maken en te beheren;
• gebruikers te authenticeren en sessies te beheren;
• tijdregistratie, timesheets, goedkeuringen, uurroosters, verlofgerelateerde registraties, rapporten en analyses te verwerken;
• kiosk- en gedeelde-apparaatworkflows te ondersteunen;
• locatie- en geofencefuncties mogelijk te maken waar deze zijn geconfigureerd;
• abonnementen, facturatie, belastingen en bijbehorend beheer te verwerken;
• serviceberichten, herinneringen, transactionele e-mails en ondersteuningscommunicatie te verzenden;
• fraude, misbruik, verkeerd gebruik en beveiligingsincidenten te detecteren, voorkomen en onderzoeken;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen en onze voorwaarden af te dwingen; en
• de betrouwbaarheid, prestaties en bruikbaarheid van de Dienst te verbeteren.

5. Rechtsgronden

Waar het gegevensbeschermingsrecht een rechtsgrond vereist, baseren wij ons, afhankelijk van de context, op een of meer van de volgende gronden:

• uitvoering van een overeenkomst of stappen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
• gerechtvaardigde belangen, zoals het exploiteren van een veilige en betrouwbare dienst, het voorkomen van misbruik, het ondersteunen van klanten en het verbeteren van de Dienst;
• naleving van wettelijke verplichtingen; en
• toestemming, waar vereist, bijvoorbeeld voor bepaalde apparaatrechten of niet-essentiële cookies of technologieën.

6. Rollen als verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

EasyHours treedt niet voor alle verwerkingen in dezelfde rol op.

EasyHours als verwerkingsverantwoordelijke

EasyHours treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor gegevens die wij gebruiken voor onze eigen bedrijfsdoeleinden, waaronder:

• aanmaak en beheer van accounts;
• login, authenticatie en beveiliging;
• facturatie, abonnementsbeheer en betalingsadministratie;
• klantenondersteuning en servicecommunicatie;
• fraudepreventie, misbruikpreventie en naleving van wetgeving; en
• interne verbetering van de Dienst en operationeel beheer.

EasyHours als verwerker

EasyHours treedt doorgaans op als verwerker wanneer een klant de Dienst gebruikt om personeelsgegevens namens de organisatie van die klant op te slaan, te beheren of te analyseren, waaronder:

• werknemersregistraties;
• tijdboekingen en timesheets;
• uurroosters en goedkeuringen;
• bijlagen die door de klant of gemachtigde gebruikers zijn geüpload; en
• locatie- of geofencegegevens die worden verwerkt als onderdeel van door de klant geconfigureerde aanwezigheidsworkflows.

Als u een werknemer of arbeidskracht bent van wie gegevens via EasyHours door uw werkgever of organisatie worden verwerkt, is uw werkgever of organisatie meestal het eerste aanspreekpunt voor vragen over die personeelsgegevens.

7. Locatie en personeelsmonitoring

Locatie- en geofencefuncties zijn optionele productfuncties. Als een klant deze inschakelt, en als de relevante gebruiker of het relevante apparaat de benodigde toestemmingen verleent, kan EasyHours locatiegegevens verwerken in verband met aanwezigheidsworkflows.

Klanten zijn verantwoordelijk voor het rechtmatig gebruik van deze functies, waaronder het geven van eventuele vereiste kennisgevingen op de werkvloer, het vaststellen van passend intern beleid en het waarborgen dat hun gebruik van monitoring-, aanwezigheids- en locatietools voldoet aan toepasselijke arbeids-, werkplek- en privacywetgeving.

8. Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

a. De relevante klant en diens gemachtigde gebruikers

Als u EasyHours gebruikt via een ondernemings- of werkgeversaccount, kunnen uw gegevens zichtbaar zijn voor die klant en voor de gemachtigde gebruikers die de klant aanwijst, afhankelijk van de configuratie en rechten van die klant.

b. Dienstverleners en subverwerkers

Wij kunnen gegevens delen met providers die ons helpen de Dienst te exploiteren, zoals providers voor:

• hosting, database-infrastructuur, objectopslag, back-upopslag, noodherstel en bijbehorende technische activiteiten;
• e-mailbezorging;
• betalingen, abonnementen, facturatie en facturatieadministratie;
• analyses en meting van productgebruik;
• kaarten en geocodering;
• pushmeldingen; en
• beveiliging, logging en ondersteuningsactiviteiten.

Deze providers kunnen, waar van toepassing, onder meer zijn:

• Hetzner, dat wij gebruiken voor applicatiehosting, database-infrastructuur, objectopslag, back-up en bijbehorende infrastructuuractiviteiten. Onze primaire applicatie-infrastructuur, database en objectopslag worden gehost in Duitsland.
• Backblaze, dat wij gebruiken voor back-upopslag en back-upkopieën voor noodherstel. Wij gebruiken momenteel de EU Central-regio van Backblaze voor deze back-ups.
• Resend, dat wij gebruiken voor transactionele en ondersteuningsgerelateerde e-mailbezorging. Dit kan verwerking van e-mailadressen, berichtinhoud en bijbehorende bezorgmetadata omvatten.
• Stripe, dat wij gebruiken voor betalingsverwerking, abonnementen, facturatie en facturatieadministratie. Betaalkaartgegevens worden doorgaans rechtstreeks door Stripe verwerkt in plaats van door ons opgeslagen.
• PostHog, dat wij gebruiken voor analyses en meting van productgebruik. Waar door ons geconfigureerd, kan dit website- of productanalysegegevens omvatten. Wij gebruiken momenteel de EU-cloudregio van PostHog.
• Google Maps Platform, dat wij gebruiken voor kaart- en geocoderingsfuncties. Dit kan verwerking van adressen, coördinaten en bijbehorende locatie-opzoekgegevens omvatten.
• Apple Push Notification service (APNs), dat wij gebruiken om pushmeldingen aan Apple-apparaten te bezorgen.
• Firebase Cloud Messaging (FCM), dat wij gebruiken om pushmeldingen aan Android-apparaten te bezorgen.
• andere providers die wij van tijd tot tijd kunnen gebruiken voor beveiliging, logging en operationele ondersteuning.

c. Professionele adviseurs en partijen bij ondernemingstransacties

Wij kunnen gegevens delen met advocaten, accountants, auditors, verzekeraars of in verband met een fusie, overname, financiering, herstructurering of verkoop van ons bedrijf geheel of gedeeltelijk.

d. Bekendmaking om juridische of veiligheidsredenen

Wij kunnen gegevens bekendmaken wanneer wij redelijkerwijs menen dat bekendmaking noodzakelijk is om te voldoen aan wetgeving, regelgeving, een juridische procedure, een rechtmatig overheidsverzoek, of om rechten, veiligheid of beveiliging te beschermen.

9. Internationale doorgiften

EasyHours kan persoonsgegevens verwerken in Zwitserland en in andere landen waar wij of onze dienstverleners actief zijn.

Onze primaire hostinginfrastructuur, database en objectopslag worden gehost in Duitsland. Wij gebruiken momenteel de EU Central-regio van Backblaze voor back-upopslag. Sommige van onze andere dienstverleners kunnen gegevens verwerken of toegang krijgen tot gegevens vanuit andere rechtsgebieden, afhankelijk van hoe hun diensten worden geleverd en ondersteund.

Waar toepasselijk recht dit vereist, gebruiken wij passende waarborgen voor internationale doorgiften, zoals contractuele beschermingen, gegevensverwerkingsovereenkomsten en standaardcontractbepalingen of vergelijkbare erkende doorgiftemechanismen.

10. Bewaring van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens zolang als redelijkerwijs nodig is voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven, waaronder het leveren van de Dienst, voldoen aan wettelijke verplichtingen, oplossen van geschillen, afdwingen van overeenkomsten, handhaven van beveiliging en bijhouden van passende bedrijfsadministratie.

In het algemeen:

• worden account- en profielgegevens bewaard zolang het relevante account actief blijft en gedurende een redelijke periode daarna;
• worden beveiligings- en authenticatielogboeken bewaard zolang als redelijkerwijs nodig is voor beveiliging, fraudepreventie, probleemoplossing en auditdoeleinden;
• worden personeels-, tijdregistratie- en aanwezigheidsgegevens doorgaans bewaard volgens de instructies van de klant en onze contractuele en wettelijke verplichtingen;
• kunnen facturatie- en belastinggegevens langer worden bewaard waar wetgeving of boekhoudnormen dat vereisen; en
• kunnen back-upkopieën gedurende een beperkte periode in roulerende back-ups blijven voordat zij worden overschreven of verwijderd.

11. Cookies en vergelijkbare technologieën

EasyHours gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën voor doeleinden zoals:

• authenticatie en sessiebeheer;
• beveiliging en fraudepreventie;
• functionaliteit voor kiosksessies;
• taal- of interfacevoorkeuren;
• betrouwbaarheid van de Dienst en technische werking; en
• analyses waar wij analysefuncties hebben geconfigureerd.

EasyHours gebruikt momenteel PostHog voor analysegerelateerde metingen. Afhankelijk van hoe analyses zijn geconfigureerd, kan dit cookies of vergelijkbare technologieën omvatten die worden gebruikt om website- of productgebruik te meten.

Als wij niet-essentiële cookies of vergelijkbare technologieën gebruiken waarvoor toestemming vereist is, zullen wij die toestemming vragen via een passend toestemmingsmechanisme en deze Privacyverklaring zo nodig bijwerken.

12. Beveiliging

Wij gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies, misbruik, wijziging of bekendmaking.

Geen enkele methode van overdracht of opslag is echter volledig veilig, en wij kunnen geen absolute beveiliging garanderen.

13. Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie en de wetgeving die van toepassing is, kunt u rechten hebben met betrekking tot uw persoonsgegevens, zoals het recht om:

• toegang te krijgen tot uw gegevens;
• onjuiste gegevens te corrigeren;
• verwijdering van gegevens te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen of deze te beperken;
• overdraagbaarheid van bepaalde gegevens te verzoeken; en
• toestemming in te trekken waar verwerking op toestemming is gebaseerd.

Neem contact op via E-mailadres tonen om uw rechten uit te oefenen.

Als EasyHours uw gegevens namens uw werkgever of een andere klant verwerkt, moet u meestal eerst contact opnemen met die organisatie. Wij kunnen onze klant helpen bij het beantwoorden van uw verzoek waar dat vereist is.

14. Klachten

Als u bezorgd bent over hoe wij persoonsgegevens behandelen, contacteer ons dan eerst via E-mailadres tonen.

Afhankelijk van de wetgeving die van toepassing is, kunt u ook het recht hebben een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, waaronder de Zwitserse federale commissaris voor gegevensbescherming en informatie (FDPIC) of uw lokale toezichthoudende autoriteit.

15. Gegevens van kinderen

EasyHours is bedoeld voor zakelijk gebruik en is niet gericht op kinderen. Wij verzamelen niet bewust rechtstreeks persoonsgegevens van kinderen via consumentgericht gebruik van de Dienst.

16. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken.

Wanneer wij dat doen, plaatsen wij de bijgewerkte versie in of via de Dienst en werken wij de datum "Laatst bijgewerkt" hierboven bij. Materiële wijzigingen kunnen waar passend ook via de Dienst of per e-mail worden gemeld.

17. Contact

Martin Nielsen
Europaallee 45
8004 Zürich
Zwitserland

E-mail: E-mailadres tonen