Les présentes Conditions d'utilisation (« Conditions ») régissent l'accès à EasyHours et son utilisation.
EasyHours est exploité par Martin Nielsen, Europaallee 45, 8004 Zürich, Suisse (« EasyHours », « nous », « notre » ou « nos »).
En accédant à EasyHours ou en l'utilisant, vous acceptez les présentes Conditions.
1. Personnes auxquelles les présentes Conditions s'appliquent
EasyHours est un service professionnel destiné aux sociétés, employeurs et autres organisations, ainsi qu'à leurs utilisateurs autorisés.
Si vous vous inscrivez à EasyHours, l'achetez, l'administrez ou l'utilisez pour le compte d'une société ou d'une autre organisation, vous déclarez être autorisé à lier cette organisation aux présentes Conditions. Dans ce cas, « Client » désigne cette organisation.
Si vous êtes un employé, un sous-traitant ou un autre utilisateur autorisé d'un Client, les présentes Conditions s'appliquent à votre utilisation du Service dans la mesure pertinente, mais le Client demeure principalement responsable du compte.
2. Le Service
EasyHours est un service logiciel de gestion du personnel et de suivi du temps. Selon le plan et la configuration, les fonctionnalités peuvent inclure :
- la gestion des comptes et des entreprises ;
- la gestion des employés et des membres ;
- les flux de pointage d'entrée et de sortie ;
- les flux de présence sur kiosque et appareil partagé ;
- les pauses, les saisies manuelles et les feuilles de temps ;
- les approbations, les rapports et les analyses ;
- les horaires et flux associés ;
- les fonctionnalités basées sur la localisation et le géorepérage ;
- les notifications et rappels ; et
- la gestion des abonnements et de la facturation.
Nous pouvons améliorer, modifier, ajouter ou supprimer des fonctionnalités de temps à autre.
3. Comptes, accès et utilisateurs autorisés
Le Client est responsable de :
- maintenir les informations du compte exactes et à jour ;
- contrôler qui est invité à utiliser le Service ;
- attribuer et gérer les rôles et autorisations des utilisateurs ;
- maintenir la sécurité des appareils, du matériel de kiosque et des accès au compte ;
- veiller à ce que l'utilisation du kiosque sur appareil partagé soit supervisée de manière appropriée ; et
- toute utilisation du Service sous son compte, sauf dans la mesure où elle est causée par notre violation des présentes Conditions.
Les utilisateurs doivent préserver la sécurité des identifiants de connexion, de l'accès aux appareils et des codes de vérification, et ne doivent pas les partager sauf autorisation expresse pour des flux approuvés d'appareil partagé ou de kiosque.
Nous pouvons suspendre ou restreindre l'accès si nous estimons raisonnablement qu'un compte, un appareil ou une session est utilisé de manière illicite, non sécurisée ou en violation des présentes Conditions.
4. Données du Client
Entre les parties, le Client conserve ses droits sur les données, contenus, fichiers, enregistrements et autres éléments soumis au Service ou générés par son intermédiaire par le Client ou pour son compte (« Données du Client »).
Le Client accorde à EasyHours un droit limité et non exclusif d'héberger, copier, traiter, transmettre, stocker, sauvegarder et afficher les Données du Client uniquement dans la mesure raisonnablement nécessaire pour fournir, sécuriser, assister, maintenir et améliorer le Service et pour respecter la loi.
Le Client est responsable de :
- la licéité, l'exactitude et le contenu des Données du Client ;
- l'obtention de toute autorisation, information ou consentement requis pour son utilisation du Service ;
- ses décisions concernant le suivi des employés, les flux de présence, les horaires et l'utilisation liée à la paie ; et
- veiller à ce que son utilisation du Service respecte les lois applicables en matière d'emploi, de travail, de paie, de fiscalité, de lieu de travail et de vie privée.
5. Vie privée et traitement des données
Notre Politique de confidentialité explique comment EasyHours traite les données à caractère personnel.
En général, EasyHours agit en tant que :
- responsable du traitement pour ses propres données d'administration de compte, de sécurité, de facturation, d'assistance et d'opérations commerciales ; et
- sous-traitant pour les données relatives au personnel et au suivi du temps traitées pour le compte d'un Client.
Si le Client utilise EasyHours pour traiter des données à caractère personnel concernant des employés, sous-traitants ou autres membres du personnel, il est responsable de fournir les informations requises et d'établir toute base juridique nécessaire à ce traitement.
6. Fonctionnalités de localisation et utilisation du kiosque
EasyHours peut proposer des fonctionnalités optionnelles de localisation, de géorepérage et de kiosque.
Si le Client active ces fonctionnalités, il est seul responsable de leur utilisation licite et appropriée, notamment en ce qui concerne :
- les informations destinées aux employés ou travailleurs ;
- les autorisations des appareils ;
- les politiques applicables sur le lieu de travail ;
- les exigences du droit local du travail et de la vie privée ; et
- la sécurité physique et opérationnelle des appareils partagés et des environnements de kiosque.
EasyHours n'est pas responsable de la manière dont un Client choisit de configurer ces fonctionnalités ou de s'y fier pour ses décisions internes de présence, de paie, disciplinaires ou de conformité.
7. Utilisation acceptable
Vous ne devez pas, et ne devez pas permettre à d'autres de :
- utiliser le Service en violation de la loi ou des droits de tiers ;
- téléverser du contenu illicite, contrefaisant, diffamatoire ou malveillant ;
- faire un usage abusif des fonctionnalités de localisation ou de suivi ;
- tenter d'obtenir un accès non autorisé au Service ou aux systèmes associés ;
- porter atteinte à l'intégrité, à la sécurité ou aux performances du Service ;
- procéder à de l'ingénierie inverse, copier, revendre ou exploiter le Service, sauf dans la mesure permise par la loi ou avec notre consentement écrit ;
- contourner les limites d'abonnement, de facturation, de compte ou d'utilisation ; ou
- utiliser le Service pour développer ou comparer un service concurrent d'une manière déloyale ou abusive.
8. Abonnements, essais, facturation et remboursements
a. Plans payants
EasyHours peut proposer des plans d'abonnement mensuels, annuels et biennaux.
b. Essais gratuits
Sauf indication contraire lors de l'inscription ou du paiement :
- les abonnements mensuels peuvent inclure un essai gratuit de 14 jours ; et
- les abonnements annuels ou biennaux peuvent inclure un essai gratuit de 30 jours.
Si le Client n'annule pas avant la fin de la période d'essai applicable, les conséquences décrites lors de l'inscription, du paiement, dans un flux de commande ou dans l'arrangement de facturation choisi s'appliqueront.
c. Conversion de l'essai
Si le Client choisit un plan payant avec facturation sur facture, paiement par carte, domiciliation ou autre arrangement de facturation différé ou préautorisé lors de l'inscription, du paiement ou dans un flux de commande, l'abonnement sera automatiquement converti en plan payant choisi à la fin de l'essai, sauf s'il est annulé avant la fin de l'essai.
Lorsqu'un essai est converti en abonnement payant, la première période d'abonnement payante commence immédiatement à la fin de l'essai, et les frais, taxes et autres montants applicables à cette période payante deviennent dus et exigibles.
d. Renouvellements
Sauf annulation avant la fin de la période d'abonnement en cours, les abonnements payants se renouvellent automatiquement pour le même cycle de facturation.
e. Paiement
Les frais sont facturés à l'avance au moyen du mode de paiement ou de l'arrangement de facturation fourni par le Client. Le Client autorise EasyHours et ses prestataires de paiement à prélever les frais, taxes et autres montants dus applicables.
Si le Client a choisi la facturation sur facture ou un autre arrangement de facturation différé, EasyHours peut émettre une facture pour les frais applicables au début de la période payante. Sauf si un délai de paiement différent est expressément indiqué lors du paiement, dans un flux de commande ou sur la facture, les montants facturés sont dus dans les 14 jours suivant la date de la facture.
f. Taxes
Les frais n'incluent pas les taxes, sauf indication expresse contraire. Le Client est responsable des taxes, droits ou charges similaires applicables, à l'exclusion des taxes fondées sur notre revenu net.
g. Aucun remboursement
Les paiements ne sont pas remboursables, sauf lorsque la loi impérative l'exige.
h. Défaut de paiement
Les montants échus restent dus même si le Client cesse d'utiliser le Service après le début d'une période payante.
Nous pouvons suspendre ou limiter l'accès au Service en cas de montants échus. Lorsque la loi applicable le permet, nous pouvons également facturer des frais de recouvrement raisonnables et des intérêts sur les montants échus.
9. Services tiers
EasyHours peut s'appuyer sur des prestataires tiers pour certaines parties du Service, notamment le traitement des paiements, l'envoi d'e-mails, l'hébergement cloud, le stockage, les cartes, le géocodage et les notifications.
Nous ne sommes pas responsables des services tiers eux-mêmes, mais nous sommes responsables de nos propres obligations au titre des présentes Conditions.
10. Disponibilité, assistance et modifications
Nous nous efforçons de fournir un service fiable, mais nous ne promettons pas que le Service sera ininterrompu, exempt d'erreurs ou disponible à tout moment.
Nous pouvons effectuer des opérations de maintenance, des mises à jour, des réparations ou des modifications susceptibles d'affecter temporairement la disponibilité.
Nous pouvons également modifier ou interrompre des fonctionnalités lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour des raisons juridiques, de sécurité, techniques ou commerciales.
11. Absence de conseils en matière de paie, de droit ou d'emploi
EasyHours est un outil logiciel. Il ne fournit pas de conseils juridiques, de paie, fiscaux, RH ou en matière d'emploi.
Les Clients sont responsables d'examiner les relevés de temps, approbations, horaires, paramètres de localisation, calculs d'heures supplémentaires, exports et rapports avant de s'y fier à des fins de paie, de conformité, disciplinaires ou juridiques.
12. Propriété intellectuelle
EasyHours et ses logiciels, conceptions, marques, documentations et contenus associés, à l'exclusion des Données du Client, appartiennent à EasyHours ou à ses concédants de licence et sont protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle.
Les présentes Conditions accordent au Client et aux utilisateurs autorisés un droit limité, non exclusif, non transférable et révocable d'utiliser le Service pendant la durée de l'abonnement et conformément aux présentes Conditions.
Si vous fournissez des retours, suggestions ou idées concernant EasyHours, nous pouvons les utiliser sans restriction ni compensation.
13. Suspension et résiliation
Le Client peut cesser d'utiliser le Service à tout moment et peut annuler son abonnement via le Service ou tout flux de facturation disponible.
Sauf indication contraire dans le flux de facturation applicable, l'annulation prend effet à la fin de la période d'essai ou de la période d'abonnement payante en cours. L'annulation n'affecte pas les frais déjà payés, les frais déjà dus ni les factures déjà émises ou pouvant être valablement émises pour une période d'abonnement payante qui a déjà commencé.
Nous pouvons suspendre ou résilier l'accès à tout ou partie du Service immédiatement ou sur préavis si :
- des frais restent impayés ;
- le Client ou un utilisateur viole de manière substantielle les présentes Conditions ;
- l'utilisation du Service crée un risque de sécurité, juridique ou opérationnel ; ou
- la loi nous y oblige.
En cas de résiliation :
- les droits d'utilisation du Service prennent fin ;
- l'accès aux Données du Client peut être limité ou supprimé ; et
- nous pouvons supprimer les Données du Client après une période raisonnable, sous réserve des obligations légales, des cycles de sauvegarde et de nos pratiques de conservation.
Les Clients doivent exporter les données qu'ils souhaitent conserver avant l'annulation ou peu après la résiliation.
14. Exclusions de garantie
Dans toute la mesure permise par la loi, le Service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ».
Nous excluons toutes les garanties implicites, y compris les garanties implicites de qualité marchande, d'adéquation à un usage particulier et d'absence de contrefaçon, sauf dans la mesure où de telles exclusions ne sont pas autorisées par la loi.
15. Limitation de responsabilité
Dans toute la mesure permise par la loi :
- EasyHours n'est pas responsable des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs, exemplaires ou punitifs, ni des pertes de profits, de revenus, de clientèle, de données ou d'opportunité commerciale ; et
- la responsabilité totale d'EasyHours découlant du Service ou des présentes Conditions, ou s'y rapportant, ne dépassera pas le total des frais payés par le Client à EasyHours au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.
Rien dans les présentes Conditions n'exclut ni ne limite la responsabilité dans la mesure où une telle exclusion ou limitation est interdite par la loi impérative, y compris la responsabilité pour faute intentionnelle ou négligence grave lorsque cela est applicable.
16. Modifications du Service ou des présentes Conditions
Nous pouvons mettre à jour les présentes Conditions de temps à autre.
Si nous apportons une modification importante, nous pouvons en informer les Clients via le Service, par e-mail ou par un autre moyen raisonnable. Les Conditions mises à jour prendront effet lors de leur publication ou à la date d'effet indiquée.
En continuant à utiliser le Service après la date d'effet, vous acceptez les Conditions mises à jour, dans la mesure permise par la loi.
17. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes Conditions sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de conflit de lois.
Les tribunaux de Zürich (Suisse) ont compétence exclusive pour les litiges découlant des présentes Conditions ou du Service, ou s'y rapportant, sauf si la loi impérative en dispose autrement.
18. Contact
Martin Nielsen
Europaallee 45
8004 Zürich
Suisse
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